Gebruiksaanwijzing CANON UNIFLOW BROCHURE

[. . . ] Voor organisaties met een eigen reproafdeling of professionele reprovereisten kan uniFLOW met Helix Production Workflow worden geïntegreerd om te voorzien in functies voor jobtickets, het aanleveren van opdrachten via internet, variabele data printing en Print Room Management. De integratie van uniFLOW in uw documentprocessen zorgt voor werkelijke verbeteringen in het beheer en de efficiëntie van MFP's. Deze krachtige software is modulair en configureerbaar en kan hierdoor worden afgestemd op de specifieke behoeften van verschillende organisaties: grote concerns, kleine kantoren, onderwijsinstellingen, gemeentelijke instanties, copyshops en grafische bedrijven. Universal Driver My Print Anywhere Opdrachten naar beste apparaat routeren Werkprocessen voor scannen van persoonlijke documenten Papier in bewerkbare indeling naar e-mail scannen Printen van documenten beheren Toegang tot apparaten beperken Alle printkosten bijhouden Kostenbesparingen controleren Ein dg eb r ike ru Gra sche rapporten irecteur el d cie an Fin uniFLOWpropositie Beheer van alle apparatuur Invloed op het milieu controleren IT-manager Aangepaste werkprocessen maken Herstellingsvermogen van netwerk Integreren in backo cesystemen Complete controle over uw multifunctionals Printeradministratie en -controle Alle print- en kopieeropdrachten kunnen worden gevolgd en opgeslagen, samen met de bijbehorende kosten. Met het ingebouwde rapportagesysteem kan de beheerder of financiële afdeling zien en controleren hoeveel elke printer en gebruiker het bedrijf kost. Deze informatie kan als deel van een printaudit worden gebruikt om toekomstige printeraankopen te plannen of om te bepalen waar kosten kunnen worden bespaard. Verbeterde beveiliging van apparatuur Dankzij nauwe integratie met de Canonmultifunctionals kan uniFLOW voorkomen dat de systemen door onbevoegden worden gebruikt. [. . . ] Met uniFLOW kunnen alle printopdrachten optimaal worden verwerkt: voor kleine printopdrachten kunnen lokale printers worden gebruikt, terwijl grotere opdrachten naar een beveiligde afdrukwachtrij of rechtstreeks naar de MFP kunnen worden gerouteerd om de printkosten te verlagen. De eindgebruiker klikt nog steeds gewoon op de printknop, maar zodra de opdracht aan bepaalde voorwaarden voldoet, wordt hij of zij geadviseerd de opdracht naar een voordeligere printer te sturen. De voorwaarden voor het routeren van de opdracht kunnen per printer variëren en omvatten criteria zoals het aantal pagina's, de kosten van de opdracht, of het een kleurendocument is en de applicatie waarmee de opdracht wordt afgedrukt. De gebruiker kan het advies om de opdracht naar een goedkopere printer te routeren, negeren als de beheerder hiervoor toestemming geeft. Printopdrachten kunnen automatisch naar het goedkoopste systeem worden gerouteerd zonder de gebruiker een keuze te bieden. Interactief routeringsbericht Beveiligde opdrachten van een willekeurige printer ophalen Eén nadeel van het gebruik van een MFP in plaats van een lokale printer is dat printopdrachten abusievelijk in verkeerde handen kunnen vallen. uniFLOW biedt de mogelijkheid om printopdrachten op een server op te slaan en pas vrij te geven wanneer de gebruiker bij de printer staat. Gebruikers kunnen printopdrachten rechtstreeks naar de beveiligde afdrukwachtrij sturen; opdrachten kunnen ook vanaf desktopprinters worden gerouteerd. Gebruikers die buiten het bedrijfsnetwerk werken, kunnen printopdrachten via internet naar de beveiligde afdrukwachtrij verzenden en de opdrachten ophalen wanneer het hun uitkomt. Gebruikers kunnen hun opdracht vrijgeven op elke printer in het netwerk, ongeacht het merk of model. De uniFLOW Universal Printer Driver zorgt ervoor dat de uitvoer in alle opzichten aan hun verwachtingen voldoet. Wanneer gebruikers hun beveiligde printopdracht willen ophalen, moeten zij zich op de printer identificeren met een toegangskaart, smartcard of pincode, of met een gebruikersnaam en een wachtwoord. Op het MFP-display wordt aangegeven welke opdrachten in de wachtrij staan. Gebruikers kunnen de afdrukinstellingen desgewenst wijzigen en de opdracht vervolgens vrijgeven. Ingesloten beveiligde wachtrij 1 2 3 4 5 Opdrachtnaam ­ `Mijn doc. doc' Papierformaat ­ A4 Aantal pagina's ­ 15 Dubbelzijdig ­ Nee Kleur ­ Ja Nieten ­ Nee Papierbronnen ­ Lade 1 Kosten ­ 2, 45¤ Een opdracht naar de beveiligde afdrukwachtrij routeren 1 Gebruiker stuurt printopdracht naar laserprinter 2 uniFLOW analyseert de printopdracht Als de opdracht uit meer dan 5 pagina's bestaat, 3 wordt de gebruiker gevraagd deze naar de beveiligde afdrukwachtrij te routeren 4 Gerouteerde printopdracht wordt op de server vastgehouden 5 Gebruiker identificeert zich op de printer en zijn/ haar opdrachtenlijst wordt weergegeven. Gebruiker kan de afdrukinstellingen vóór het afdrukken zo nodig wijzigen 6 Opdrachtkosten en eventuele besparingen worden in de database opgeslagen 6 1 2 3 Beveiligd printen via internet 1 Gebruiker stuurt printopdracht vanuit hotel naar uniFLOW Internet Gateway 2 Beveiligde printopdracht wordt door uniFLOW opgehaald van Internet Gateway Internet Gateway Firewall uniFLOW 3 Gebruiker identificeert zich op de printer en zijn/haar opdrachtenlijst wordt weergegeven. Gebruiker kan de afdrukinstellingen vóór het afdrukken zo nodig wijzigen 1 4 3 5 6 Naar e-mail en documentmanagementsysteem scannen 1 Gebruiker identificeert zich op de MFP en kiest voor scannen 2 Indexeringscategorieën worden opgehaald uit het DMS 3 Er wordt OCR op het document uitgevoerd om indexinformatie automatisch vast te leggen 4 Gebruiker bevestigt indexinformatie op het display 5 Het document wordt gecomprimeerd 6 Het gescande document wordt in bewerkbare MS Word-indeling naar gebruikers-e-mail, en in sterk gecomprimeerde PDF-indeling naar het DMS verzonden 2 Documentmanagementsysteem Naar e-mail scannen in bewerkbare indeling Zodra de gebruiker zich op de MFP heeft geïdentificeerd, kan hij of zij ook eenvoudig papieren documenten naar e-mail of naar het documentmanagementsysteem van het bedrijf scannen. De werkwijze voor het scannen naar e-mail lijkt op die voor het verzenden van e-mail vanaf de pc (dankzij native integratie met Microsoft Exchange): gebruikers kunnen geadresseerden uit de algemene adreslijsten selecteren en het gescande document wordt opgeslagen in de map Verzonden items. uniFLOW kan OCR (optische tekenherkenning) op het document uitvoeren en de afbeelding converteren naar een bewerkbare indeling zoals Microsoft Word, en tekst en barcodes extraheren voor gebruik als indexeringsinformatie. Het document kan worden gecomprimeerd, zodat het minder ruimte in beslag neemt. De interactie met de scaninterface is dynamisch en afgestemd op elke individuele gebruiker. Telkens wanneer de gebruiker naar een ander systeem overschakelt, komen de persoonlijke knoppen en scanwerkprocessen van die gebruiker beschikbaar. De gebruikerservaring blijft dus consistent, welk systeem ook wordt gebruikt. Dynamische scaninterface Complete beveiliging van apparatuur en documenten: het perspectief van de IT-manager uniFLOW vormt de ontbrekende schakel in apparatuur- en documentbeveiliging en voorziet in complete controle van de MFPomgeving. Bepalen hoe opdrachten worden afgedrukt Op basis van de door uniFLOW verstrekte informatie kan de IT-manager het afdrukbeleid op het netwerk definiëren. De manager kan verhinderen dat grotere opdrachten op kleinere laserprinters worden afgedrukt en ervoor zorgen dat opdrachten automatisch op een bepaalde manier worden geprint. [. . . ] Alle besparingen als gevolg van de installatie van uniFLOW worden ook geregistreerd, zodat de financiële afdeling de werkelijke return on investment kan aantonen. Zo kunnen bijvoorbeeld besparingen worden gerealiseerd door een opdracht naar een goedkopere printer te routeren of door een beveiligde printopdracht die niet is opgehaald, te verwijderen. Het is ook mogelijk potentiële besparingen te berekenen, zodat de financiële afdeling kan zien hoeveel geld wordt verspild door gebruikers die niet optimaal gebruikmaken van de printinfrastructuur. Grafische rapporten De financiële afdeling kan het totale apparatuurgebruik voor de gehele organisatie bekijken en rapporten op gebruiker, systeem, groep of multilevel kostencode oproepen. Standaardrapporten bevatten alle vereiste informatie, zoals welk systeem het meest wordt gebruikt en wie het meeste uitgeeft. [. . . ]